Wie das Telefon einer Kanzlei gegen sie arbeitet
Juristische Arbeit braucht ungestörte Zeit: Mandantengespräche, Verhandlungen, Schriftsätze und Telefonate, die man nicht abkürzen kann. Neue Anfragen halten sich an diesen Plan nicht. Sie kommen mitten in einer Besprechung oder am späten Nachmittag, oft von jemandem, der gerade einen Brief erhalten hat und wissen will, wer helfen kann, bevor eine Frist abläuft. Nimmt niemand ab, wählt diese Person weiter, bis eine andere Kanzlei rangeht. Gleichzeitig wollen Partner nicht durch Anfragen aus der Konzentration gerissen werden, die die Kanzlei ohnehin ablehnen würde.
Voxiora meldet sich so, wie Sie es vorgeben – von der Begrüßung bis zur Anrede der Anrufer. Der Assistent stellt Ihre Aufnahmefragen, notiert Rechtsgebiet, die Rolle des Anrufers und wichtige Daten und bucht eine Erstberatung bei einer Anwältin oder einem Anwalt mit passendem Schwerpunkt. Er ist angewiesen, niemals rechtliche Einschätzungen abzugeben. Bestehende Mandanten werden zur richtigen Person durchgestellt oder hinterlassen eine ausführliche Nachricht, wenn diese nicht erreichbar ist.
Typische Anrufe in der Kanzlei und wie Voxiora reagiert
Anrufer
„Ich habe ein anwaltliches Aufforderungsschreiben bekommen. Was soll ich tun?“
Voxiora
Berät nicht. Er notiert das Anliegen, das Datum des Schreibens und jede Frist und bietet die früheste Erstberatung bei einem Anwalt des passenden Rechtsgebiets an.
Anrufer
„Machen Sie auch Erbrecht?“
Voxiora
Prüft die Rechtsgebiete, die Sie hinterlegt haben. Ist Erbrecht dabei, bucht er eine Beratung; wenn nicht, sagt er das höflich, damit der Anrufer sich anderweitig umsehen kann.
Anrufer
„Was kostet ein erstes Gespräch?“
Voxiora
Erklärt die Honorare und Bedingungen, die Sie veröffentlichen. Ab dem Business-Tarif kann er für eine kostenpflichtige Erstberatung noch vor Gesprächsende einen Zahlungslink schicken.
Anrufer
„Ich hätte gern ein Update von Frau Demir zu meinem Fall.“
Voxiora
Stellt nach Ihren Regeln durch oder nimmt eine Nachricht mit Name des Mandanten, Aktenzeichen und bester Rückrufzeit auf.
Anrufer
„Welche Unterlagen brauchen Sie von mir?“
Voxiora
Liest die Liste vor, die Sie für diese Art von Mandat hinterlegt haben, und fügt sie der Bestätigungs-SMS bei.
Anrufer
„Mein Termin bei Gericht ist am Donnerstag, und ich erreiche niemanden.“
Voxiora
Behandelt den Anruf als eilig, stellt nach Ihren Regeln durch oder bucht den ersten freien Termin und schickt ab dem Pro-Tarif eine Meldung an Ihr Team.