Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten ist AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA mit Sitz in Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) unter der Nummer 0001168165, Steuernummer (NIP) 6343054493, REGON 541503506.

In allen Angelegenheiten, die personenbezogene Daten betreffen, einschließlich der Ausübung der in Abschnitt 11 beschriebenen Rechte, können Sie uns per E-Mail unter support@aiagenthub.pl (bitte mit dem Betreff „Datenschutz – Voxiora“) oder schriftlich an die Anschrift unseres Sitzes kontaktieren.

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da hierzu keine Pflicht besteht (Art. 37 DSGVO). Datenschutzangelegenheiten betreut eine vom Vorstand benannte Person, die unter der oben genannten E-Mail-Adresse erreichbar ist.

2. Wann wir Verantwortlicher und wann wir Auftragsverarbeiter sind

Wir sind Verantwortlicher für die Daten von Website-Besuchern, von Personen, die das Kontaktformular nutzen, von Kunden und deren Teammitgliedern, die das Dashboard nutzen, von Teilnehmern an Demo-Anrufen „Rufen Sie mich an“ sowie von Partnern des Partnerprogramms.

Hinsichtlich der Daten von Personen, die unsere Kunden anrufen (Aufzeichnungen, Transkripte, Telefonnummern, im Gespräch mitgeteilte Angaben, Buchungen und Nachrichten), handeln wir als Auftragsverarbeiter – ausschließlich auf Weisung des Kunden und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlicher für diese Daten ist das Unternehmen, das die betreffende Person anruft (siehe Abschnitt 8).

Wenn ein Kunde E-Mails an Anrufer aktiviert, senden wir in seinem Namen E-Mails an Anrufer, die diese im Gespräch angefordert und ihre Adresse bestätigt haben (z. B. eine Gesprächszusammenfassung, eine Rückruf- oder Terminbestätigung oder angeforderte Informationen) — aus dem eigenen Postfach oder E-Mail-Konto des Kunden oder von unserer Versandadresse mit dem Namen des Kunden. Über Inhalte und Vorlagen entscheidet der Kunde, der Verantwortlicher für diese Daten ist; wir handeln als Auftragsverarbeiter. Es handelt sich um Servicenachrichten, nicht um Werbung; jede E-Mail enthält einen Link, um keine E-Mails dieses Unternehmens mehr zu erhalten, und Abmeldungen speichern wir nur als Einweg-Hash der Adresse.

Verantwortlicher sind wir auch für die Daten von Personen, die mit der eigenen KI-Assistentin von Voxiora auf voxiora.com und im Kunden-Dashboard chatten oder sprechen – es handelt sich um unsere eigene Assistentin, nicht um den Assistenten eines unserer Kunden.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenname, Rolle im Team, Kontoeinstellungen; bei Anmeldung über Google – grundlegende Daten des Google-Profils (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse).
• Abrechnungsdaten: gewählter Tarif, Zahlungs- und Rechnungsverlauf, Unternehmensdaten für die Rechnung (Name, Anschrift, Steuernummer). Zahlungskartendaten verarbeitet ausschließlich Stripe – wir haben keinen Zugriff auf die vollständige Kartennummer.
• Vom Kunden zur Konfiguration des Assistenten bereitgestellte Inhalte: Wissen über das Unternehmen, Anweisungen, Preislisten, Begrüßungen sowie der Inhalt der öffentlichen Website, die bei der Erstellung des Assistenten angegeben wurde.
• Daten aus dem Kontaktformular: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Betreff und Inhalt der Nachricht.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Zeitpunkt und Adressen von Anfragen – in den Protokollen der Server und Sicherheitssysteme; in den Ereignisprotokollen des Dashboards – die im Konto vorgenommenen Aktionen.
• E-Mail-Kommunikation: Ihre E-Mail-Einstellungen; Nachweise über Marketing-Einwilligungen und deren Widerruf (Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Browser, genauer Wortlaut der Einwilligung mit Version und Sprache sowie Stelle, an der sie erteilt wurde); der Verlauf der E-Mails, die wir Ihnen gesendet haben; nur bei Marketing-E-Mails: ob sie geöffnet und welche Links darin angeklickt wurden.
• Zufriedenheitsumfrage: Ihre Bewertung von Voxiora (1 bis 5 Sterne), Ihr Kommentar und Ihre Bitte um Kontakt, falls Sie sie angeben, das Datum der Antwort, der betreffende Abrechnungszeitraum, die Sprache, die Verknüpfung mit Ihrem Konto und der Umfrage-E-Mail sowie auf der Umfrageseite ein Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse für Begrenzungen und Missbrauchsschutz.
• Statistische Daten (nur mit Einwilligung): Informationen über die Nutzung der Website, die von Google Analytics 4 erhoben werden (siehe Abschnitt 10).
• Partnerprogramm: der Partnercode aus dem Empfehlungslink und beim Klick auf den Link ein Einweg-Hash der IP-Adresse, niemals die vollständige Adresse.
• Demo-Anruf „Rufen Sie mich an“: Telefonnummer (in lesbarer Form nur für die Dauer des Verbindungsaufbaus und des SMS-Versands), deren Einweg-Hash und maskierte Form (z. B. +48 22 ••• 958), ein Hash der IP-Adresse, eine Aufzeichnung des Gesprächs mit den Stimmen beider Seiten, dessen Transkript und technische Parameter.
• Gespräch mit dem Assistenten im Browser oder im Widget auf der Website eines Kunden: Mikrofonaudio, das während des Gesprächs übertragen wird, Browsersprache, Adresse der Seite, von der aus das Gespräch gestartet wurde, sowie ein Hash der IP-Adresse (für Nutzungslimits und zum Schutz vor Missbrauch).
• Gespräch mit der eigenen KI-Assistentin von Voxiora auf der Website und im Dashboard (Chat oder Sprachgespräch): Inhalt des Gesprächs (eingegebener Text oder in Echtzeit verarbeiteter Mikrofonton und dessen Transkript; diese Gespräche werden nicht aufgezeichnet), Sprache, Adresse und Titel der Seite, auf der Sie sich befinden, ein Hash Ihrer IP-Adresse (für Nutzungslimits und zum Schutz vor Missbrauch) und, wenn Sie im Dashboard angemeldet sind, die Kennung Ihres Benutzerkontos sowie grundlegende Angaben zum Unternehmenskonto, die die Assistentin für ihre Hilfe benötigt (z. B. Firmenname, Tarif und Testphase, Einrichtungsschritt, zugewiesene Telefonnummer, Status des Assistenten, verbundene Integrationen und Anzahl der Anrufe der letzten 7 Tage). Wenn Sie um Kontaktaufnahme bitten: Name, E-Mail-Adresse und Ihre Frage; wenn die Assistentin für Sie ein Support-Ticket anlegt: dessen Betreff und Beschreibung.
• Verifizierung der Telefonnummer (nur wenn Sie eine Nummer aus einem Land wählen, in dem dies gesetzlich vorgeschrieben ist): die Angaben zum Nutzer der Nummer, die der Telekommunikationsanbieter für dieses Land verlangt – z. B. Firmenname, Register- und Steuernummern, Vor- und Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, Anschrift sowie in einigen Ländern Geburtsort und -datum und Angaben zum Ausweisdokument – sowie Kopien der von Ihnen hochgeladenen Dokumente (Ausweisdokument, Handelsregisterauszug, Adressnachweis).
• Daten von Personen, die Kunden anrufen (als Auftragsverarbeiter): Telefonnummer, Sprachaufzeichnung (sofern der Kunde die Aufzeichnung aktiviert hat), Transkript, Zusammenfassung und Bewertung des Gesprächs, im Gespräch mitgeteilte Angaben (z. B. Name, Termin, Beschreibung des Anliegens) sowie Inhalt versendeter SMS und E-Mails.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Abschluss und Durchführung des Vertrags über die Erbringung des Dienstes Voxiora, Führung des Kontos, technischer Support und Kommunikation zum Dienst – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Personen, die im Namen eines Kunden handeln – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit dem Kunden).
• Abrechnung, Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuerrechtlichen Vorschriften und dem polnischen Rechnungslegungsgesetz (ustawa o rachunkowości).
• Beantwortung von Nachrichten über das Kontaktformular oder per E-Mail – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, wenn die Nachricht den Abschluss eines Vertrags betrifft, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Demo-Anruf, Versand einer SMS mit Zusammenfassung sowie Aufzeichnung und automatische Analyse des Gesprächs zur Verbesserung der Qualität des Assistenten – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (im Formular erteilte Einwilligung); Speicherung des Hashs der Nummer zur Eindämmung von Missbrauch – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Besuchsstatistiken der Website (Google Analytics 4) und Speicherung der Partnerzuordnung in einem Cookie – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 399 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej) (im Banner erteilte Einwilligung in die jeweilige Cookie-Kategorie).
• Abrechnung des Partnerprogramms – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Partner) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Gewährleistung der Sicherheit der Website und des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch, Führung von Ereignisprotokollen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Service-E-Mails zur Einrichtung und Nutzung Ihres Kontos (z. B. Erinnerung an einen offenen Einrichtungsschritt, Ende der Testphase, Tipps nach Ihrem ersten Anruf) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Einrichtungserinnerungen können Sie in den Einstellungen des Dashboards oder über den Link in jeder solchen E-Mail abschalten; Nachrichten, die zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind (z. B. zu Zahlungen, Rechnungen oder Ihrer Telefonnummer), senden wir weiterhin.

Service-E-Mails (z. B. Erinnerungen, wenn Sie im Kundenbereich nicht aktiv waren – höchstens 3 – und eine wöchentliche Zusammenfassung der Arbeit Ihres Assistenten) können von einem Sprachmodell (Anthropic, siehe Abschnitt 6) auf Grundlage Ihrer Kontodaten verfasst werden: Vorname, Firmenname, Branche, Einrichtungsschritt, Testphase, Telefonnummer und Anzahl der Anrufe. Ob und wann eine E-Mail versendet wird, entscheiden feste Regeln; das Modell wählt nur die Formulierung, trifft keine Entscheidungen über Sie und erstellt kein Profil. Aufnahmen oder Gesprächsinhalte erhält es nie. Die E-Mails sind vom Voxiora-Team unterzeichnet. Erinnerungen und Zusammenfassungen können Sie in den Einstellungen des Kundenbereichs oder über den Link in der E-Mail abschalten.

• Zufriedenheitsumfrage für Kunden mit bezahltem Tarif – eine kurze Service-E-Mail etwa zur Mitte eines bezahlten Abrechnungszeitraums, höchstens alle 3 Monate, ohne Werbung – und die Bearbeitung der Antworten: Weitergabe Ihrer Bewertung und Ihres Kommentars an unser Team und bei einer niedrigen Bewertung, einer Bitte um Kontakt oder einem geschilderten Problem die automatische Eröffnung einer Supportanfrage in Ihrem Namen, damit wir helfen können: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und für Personen, die im Namen eines Kunden handeln, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Prüfung der Servicequalität und der Unterstützung unserer Kunden). Die Teilnahme ist freiwillig. Sie können Umfragen in den Einstellungen des Dashboards oder über den Link in jeder solchen E-Mail abbestellen. Der Link in der E-Mail enthält nur eine zufällige Kennung und ist 30 Tage gültig.
• Marketing-E-Mails (praktische Tipps, Produktneuigkeiten, Angebote, Einladungen zur Rückkehr) – nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung, die Sie durch Klick auf den Link in einer Bestätigungs-E-Mail bestätigen (Double-Opt-in): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 398 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej) sowie Art. 13 der Richtlinie 2002/58/EG. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Erstellung eines Kontos. Sie können sie jederzeit so einfach widerrufen, wie Sie sie erteilt haben: mit einem Klick in jeder Marketing-E-Mail, in den Einstellungen des Dashboards oder durch eine Nachricht an uns. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
• Messung, ob Marketing-E-Mails geöffnet werden (mittels eines unsichtbaren Bildes) und welche Links darin angeklickt werden, sowie Zuordnung des Kaufs eines Tarifs oder der Verbindung einer Telefonnummer innerhalb von 7 Tagen zu der zuvor gesendeten E-Mail – auf Grundlage der oben beschriebenen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 399 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation). Service-E-Mails messen wir auf diese Weise nicht.
• Führung eines Nachweises über Einwilligungen und deren Widerruf (zum Nachweis der Einwilligung, Art. 7 Abs. 1 DSGVO) sowie einer Liste der Adressen, die sich abgemeldet haben oder an die E-Mails nicht zugestellt werden konnten, damit wir sie nicht erneut anschreiben – Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.
• Beantwortung von Fragen an die KI-Assistentin von Voxiora auf der Website – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Information über den Dienst und der Bearbeitung von Anfragen), betrifft die Frage den Abschluss eines Vertrags – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Hilfe bei der Einrichtung und Support-Tickets für im Dashboard angemeldete Kunden – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), bei Personen, die im Namen eines Kunden handeln – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; automatische Zusammenfassung und Qualitätsbewertung dieser Gespräche sowie Erfassung unbeantworteter Fragen, um die Antworten der Assistentin zu verbessern – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitergabe einer Kontaktbitte an unser Team und deren Beantwortung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (im Gespräch erteilte Einwilligung, die sich nur auf diese Bitte bezieht; Sie können sie jederzeit mit einer E-Mail an support@aiagenthub.pl widerrufen).
• Verifizierung des Nutzers einer Telefonnummer beim Telekommunikationsanbieter vor Aktivierung der Nummer (nach dem Telekommunikationsrecht des Landes der Nummer vorgeschriebene Registrierung des Nutzers der Nummer) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Bereitstellung der von Ihnen bestellten Nummer) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Pflichten aus dem Recht der elektronischen Kommunikation zur Identifizierung der Nutzer von Rufnummern). Die Angabe dieser Daten ist freiwillig; ohne sie kann der Telekommunikationsanbieter jedoch keine Nummer aus diesem Land zuteilen.
• Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Angabe der Daten ist freiwillig, aber erforderlich, um ein Konto zu erstellen, einen Vertrag abzuschließen, eine Antwort zu erhalten oder einen Demo-Anruf durchzuführen. Wir treffen Ihnen gegenüber keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

5. Qualitätsanalyse und künstliche Intelligenz

Aufzeichnungen und Transkripte von Demo-Anrufen werden automatisch analysiert – auf unseren Servern sowie mithilfe der Sprachmodelle Google Gemini (über OpenRouter) und Anthropic Claude –, um die Tonqualität und den Gesprächsverlauf zu bewerten und allgemeine Regeln zu formulieren, die die Arbeitsweise des Assistenten verbessern. Diese Regeln enthalten keine personenbezogenen Daten (wir filtern u. a. Nummern, E-Mail-Adressen und Website-Adressen heraus). Aufzeichnungen löschen wir nach 30 Tagen.

Gespräche, die die Assistenten unserer Kunden führen, werden nicht für die oben beschriebene Qualitätsanalyse verwendet. Ihre Zusammenfassungen und Bewertungen werden automatisch und ausschließlich für den jeweiligen Kunden erstellt, und Erkenntnisse aus seinen Gesprächen (sofern er die Lernfunktion des Assistenten aktiviert hat) werden nur in seinem Assistenten angewendet.

Wir trainieren keine Modelle künstlicher Intelligenz mit Gesprächsdaten, und unsere Anbieter von Sprachmodellen verarbeiten diese gemäß den Verträgen ausschließlich, um Antworten zu erzeugen.

Die eigene KI-Assistentin von Voxiora auf der Website und im Dashboard antwortet mithilfe der Sprachmodelle unserer Anbieter (siehe Abschnitt 6) auf Grundlage von Informationen über Voxiora und, bei angemeldeten Kunden, des aktuellen Stands ihres Kontos. Zu Beginn jedes Gesprächs weist sie darauf hin, dass sie eine KI ist. Sie kann sich irren: In Abrechnungs- und Vertragsfragen sind unsere Dokumente und unser Team maßgeblich. Sie kann in Ihrem Konto selbst nichts ändern.

6. Empfänger der Daten

Wir übertragen Daten Dienstleistern, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten – für Hosting und Datenbank (Supabase, Vercel), Sprachübertragung (LiveKit), Telefonie und SMS (Telnyx, ersatzweise SMSAPI und Twilio), Spracherkennung (Soniox), Sprachmodelle (OpenRouter und Google, Anthropic), E-Mail-Versand (Twilio SendGrid mit authentifizierter Domain voxiora.com; ersatzweise eigener Mailserver der Domain voxiora.com, Hosting aderlo.cloud, sowie Resend, sofern aktiviert) sowie Statistiken (Google). Die vollständige Liste mit Zweck und Ort der Verarbeitung finden Sie auf der Seite zu den Unterauftragsverarbeitern.

Für die Verifizierung von Telefonnummern übermitteln wir die in Abschnitt 3 beschriebenen Angaben und Dokumente an Telnyx, den Telekommunikationsanbieter, der die Nummer bereitstellt. Telnyx verwendet sie zur telekommunikationsrechtlich vorgeschriebenen Registrierung des Nutzers der Nummer und übermittelt sie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, an den örtlichen Netzbetreiber oder die Regulierungsbehörde. Wir verwenden diese Dokumente zu keinem anderen Zweck.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung. Vom Kunden verbundene Integrationen (z. B. Google Kalender, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) erhalten Daten auf Weisung des Kunden.

Daten können außerdem an Dienstleister, die für uns Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen erbringen, sowie an Behörden übermittelt werden, soweit Rechtsvorschriften dies verlangen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

7. Ort der Verarbeitung und Übermittlung außerhalb des EWR

Die Hauptdatenbank und der Speicher für Aufzeichnungen befinden sich in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland). Die Sprachverarbeitung während des Gesprächs erfolgt in LiveKit Cloud in der EU sowie auf von uns betriebenen Servern in Polen, auf denen u. a. die Sprachsynthese und die Qualitätsanalyse laufen.

Einige Anbieter (insbesondere Anbieter von Sprachmodellen, Spracherkennung, E-Mail-Versand und Zahlungen) können Daten in den Vereinigten Staaten oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (einschließlich des Datenschutzrahmens EU-USA für zertifizierte Stellen) oder der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln zusammen mit ergänzenden Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter support@aiagenthub.pl.

8. Personen, die unsere Kunden anrufen

Wenn Sie mit dem Voxiora-Assistenten eines Unternehmens sprechen, das Sie anrufen, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher für Ihre Daten. Es entscheidet, ob Gespräche aufgezeichnet werden und wie lange Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden (von der Löschung am Tag nach dem Gespräch bis zur unbefristeten Speicherung), und wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf seine Weisung.

Jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Ist die Aufzeichnung aktiviert, informiert die Begrüßung auch über die Aufzeichnung. Sie können jederzeit um Kontakt mit einem Menschen bitten.

Wenden Sie sich in Angelegenheiten Ihrer Daten zunächst an dieses Unternehmen; auf dessen Bitte unterstützen wir es bei der Bearbeitung Ihres Anliegens. Wenn Sie nicht wissen, welches Unternehmen Voxiora nutzt, schreiben Sie an support@aiagenthub.pl – wir leiten Ihr Anliegen an den zuständigen Kunden weiter.

9. Speicherdauer

• Kontodaten und Konfigurationsinhalte: für die Dauer des Vertrags und nach dessen Beendigung bis zu 30 Tage (mit Ausnahme von Daten, die wir länger aufbewahren müssen); löscht der Kontoinhaber das Konto im Dashboard – unverzüglich.
• Rechnungen und Abrechnungsunterlagen: 5 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist für die Steuerzahlung abgelaufen ist.
• Zur Abwehr von Ansprüchen verarbeitete Daten: bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche (grundsätzlich bis zu 6 Jahre).
• Aufzeichnungen und Transkripte von Gesprächen der Kunden: für den vom Kunden im Dashboard festgelegten Zeitraum (Datenschutzmodus); Gesprächszusammenfassungen – bis zur Löschung durch den Kunden oder bis zum Ende des Vertrags.
• Aufzeichnungen und Transkripte von Demo-Anrufen: 30 Tage. Hashes von Telefonnummern und IP-Adressen aus Demo-Anrufen: 90 Tage. Notizen aus Demo-Anrufen (Ihr Name, falls genannt, Art des Unternehmens, die genannte Website und eine kurze Zusammenfassung – unter dem Hash der Nummer, ohne Nummer und Transkript, damit der Assistent das Gespräch beim nächsten Anruf oder einem gewünschten Rückruf fortsetzen kann) und geplante Demo-Rückrufe (Nummer bis zum Anruf verschlüsselt): 30 Tage.
• Nachrichten aus dem Kontaktformular: bis zu 12 Monate nach Abschluss der Korrespondenz.
• Gespräche mit der eigenen KI-Assistentin von Voxiora: Inhalt des Gesprächs (Transkript) 30 Tage, Zusammenfassung des Gesprächs und technische Daten 12 Monate, Hash der IP-Adresse 90 Tage. Von der Assistentin weitergeleitete Kontaktbitten: bis zu 12 Monate nach Abschluss der Korrespondenz; von ihr angelegte Support-Tickets: wie die übrigen Daten des Kundenkontos.
• Auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitete Daten: bis zu deren Widerruf; Cookies – für die in der Cookie-Richtlinie angegebenen Zeiträume.
• E-Mail-Einstellungen und Marketing-Einwilligung: für die Dauer des Bestehens des Kontos. Nachweise über Einwilligungen und deren Widerruf: während der Gültigkeit der Einwilligung und danach 3 Jahre, damit wir sie nachweisen können. Verlauf der Service- und Marketing-E-Mails einschließlich Öffnungen und Klicks: 2 Jahre. Die Liste der abgemeldeten oder unzustellbaren Adressen enthält nur einen Einweg-Hash der Adresse und wird so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist, um Ihren Widerspruch zu beachten.
• Angaben und Dokumente zur Verifizierung von Telefonnummern: während der Nutzung der Nummer und 24 Monate nach ihrer Freigabe (zur Abwicklung von Ansprüchen und zur Erfüllung telekommunikationsrechtlicher Pflichten), danach werden sie gelöscht; nicht abgeschlossene oder abgelehnte Verifizierungen ohne Aktivität: 90 Tage; abgebrochene Verifizierungen: 30 Tage. Der Telekommunikationsanbieter bewahrt die erhaltenen Daten für den Zeitraum auf, den das für ihn geltende Recht vorschreibt.
• Antworten aus der Zufriedenheitsumfrage: für die Dauer des Vertrags – sie werden zusammen mit dem Konto gelöscht; daraus eröffnete Supportanfragen – wie die übrigen Kontodaten; die Umfrage-E-Mail im E-Mail-Verlauf – 2 Jahre.
• Sicherheitsprotokolle und Protokoll der API-Aufrufe: bis zu 90 Tage, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Vorfalls benötigt werden.

10. Cookies und Google Analytics

Wir verwenden notwendige Cookies (u. a. für die Anmeldung, die Sprache, die Währung und das Speichern Ihrer Auswahl im Cookie-Banner). Analyse-Cookies (Google Analytics 4) und Marketing-Cookies (Partnerzuordnung) speichern wir nur, nachdem Sie im Cookie-Banner in die jeweilige Kategorie eingewilligt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website ändern oder widerrufen – der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Google Analytics 4 liefert uns zusammengefasste Besuchsstatistiken (z. B. Anzahl der Besuche, aufgerufene Unterseiten, Traffic-Quellen, ungefährer Standort und Gerätetyp). Anbieter des Dienstes ist Google Ireland Limited; Daten können auf Grundlage des Datenschutzrahmens EU-USA an Google LLC in den USA übermittelt werden. Einzelheiten enthält die Cookie-Richtlinie.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit, das Recht auf Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung (gegen Direktwerbung in jedem Fall) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an support@aiagenthub.pl. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Wir können Sie um Informationen bitten, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind.

Kontoinhaber können das Konto samt Daten jederzeit selbst im Dashboard löschen (Einstellungen → Gefahrenbereich → Konto löschen). Die Löschung erfolgt sofort: Wir beenden das Abonnement, geben die Telefonnummern frei, widerrufen den Zugriff der Integrationen und löschen den Assistenten, Anrufe, Aufzeichnungen und Kontakte. Wir bewahren nur die Rechnungen und Zahlungsdaten auf, deren Aufbewahrung das Steuerrecht vorschreibt. Sie können die Löschung auch per E-Mail an support@aiagenthub.pl beantragen.

Sie haben das Recht, Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) oder bei der Aufsichtsbehörde des Staates Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Ihres Arbeitsplatzes einzulegen.

12. Daten aus Google-Konten

Wenn Sie Google Kalender verbinden, nutzt Voxiora ausschließlich: Frei/Belegt-Informationen, die Liste Ihrer Kalender (damit Sie einen auswählen können) sowie die Termine, die es bei vom Assistenten vorgenommenen Buchungen anlegt, verschiebt oder löscht. Außerdem lesen wir die E-Mail-Adresse des Google-Kontos, um anzuzeigen, welches Konto verbunden ist.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Voxiora über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden Google-Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und trainieren damit keine KI-Modelle; Menschen sehen sie nur, wenn Sie darum bitten, aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.

Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt. Sie können die Verbindung jederzeit im Dashboard (Integrationen) oder unter myaccount.google.com/permissions trennen – dabei widerrufen und löschen wir das Token.

13. Sicherheit

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), insbesondere Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, Verschlüsselung von Integrationstoken, rollenbasierte Zugriffskontrolle und das Prinzip der minimalen Berechtigungen, einen privaten Speicher für Aufzeichnungen mit Zugriff über kurzlebige signierte Links, Ereignisprotokollierung, Backups sowie Begrenzungen zum Schutz vor Missbrauch.

14. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen der Rechtsvorschriften, der Funktionen des Dienstes oder der Anbieter. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail oder im Dashboard.