So klingelt das Praxistelefon an einem ganz normalen Werktag
Das Telefon einer Praxis klingelt selten gleichmäßig. Spitzen gibt es zur Öffnung, nach der Mittagspause und noch einmal kurz vor Schluss – und jede fällt mit dem Andrang am Empfang zusammen. Die meisten Anrufe sind kurz und praktisch: Geht es früher? Kann ich auf Donnerstag? Brauche ich eine Überweisung? Wo kann ich parken? Leicht zu beantworten, aber jeder dieser Anrufe zieht jemanden vom Patienten weg, der gerade vor dem Tresen steht. Voxiora nimmt diese Anrufe sofort und mit ruhiger Stimme an, damit Ihr Team sich um die Patienten kümmern kann, die schon in der Praxis sind.
Der Assistent arbeitet strikt mit dem, was Ihre Praxis ihm vorgibt: Behandlungen und ihre Dauer, welcher Behandler was anbietet, Sprechzeiten, die Kosten, die Sie nennen möchten, und wie mit dringenden Fällen umzugehen ist. Er deutet keine Symptome und gibt keine medizinischen Einschätzungen ab. Braucht ein Anruf ärztliches Urteil, stellt er mit einer kurzen Notiz zum Team durch oder nimmt einen ausführlichen Rückrufwunsch auf – nichts wird geraten, nichts geht verloren.
Sechs Anrufe, die jede Praxis jede Woche bekommt
Anrufer
„Haben Sie etwas Früheres als meinen Termin nächsten Monat?“
Voxiora
Sucht im Google Calendar des Behandlers nach freier Zeit, die zur Dauer der Behandlung passt, bietet die frühesten Optionen an und verlegt den Termin, wenn der Patient zustimmt.
Anrufer
„Ich möchte mich als neuer Patient anmelden.“
Voxiora
Erfragt die Angaben, die Sie bei der Neuaufnahme brauchen, bucht einen Ersttermin in passender Länge und sagt dem Patienten genau so, wie Sie es hinterlegt haben, was er mitbringen soll.
Anrufer
„Brauche ich eine Überweisung, und zahlt das die Kasse?“
Voxiora
Antwortet aus Ihren Angaben zu Überweisungen, Kosten und Versicherungen. Muss die Kostenübernahme geprüft werden, sagt er das offen und hinterlässt eine Notiz für den Empfang.
Anrufer
„Meinem Sohn ist beim Fußball ein Stück vom Zahn abgebrochen.“
Voxiora
Stellt Ihre Fragen zur Dringlichkeit und bietet bei passenden Kriterien den ersten Notfalltermin an oder stellt sofort mit einer kurzen Zusammenfassung zum Team durch.
Anrufer
„Kann ich wegen meines Rezepts mit der Praxis sprechen?“
Voxiora
Bespricht keine Behandlung. Er leitet nach Ihren Regeln weiter oder legt einen Rückrufwunsch mit Name, Nummer und Anliegen in Ihren Aufgaben-Posteingang.
Anrufer
„Bis wann haben Sie freitags geöffnet? Ist die Praxis barrierefrei?“
Voxiora
Antwortet aus Ihrer Website und den ergänzten Fakten – auf Wunsch in der Sprache des Anrufers, wenn er lieber nicht Deutsch spricht.