Die Aufgaben eines Empfangs – erledigt am Telefon
Kaum jemand ruft an, um einfach zu plaudern. Anrufer wollen einen Termin, einen Preis, eine Adresse oder einen Ansprechpartner. Genau darauf ist Voxiora ausgelegt: Antworten kommen aus dem Wissen, das bei der Einrichtung aus Ihrer Website entworfen wurde, freie Zeiten werden in Google Calendar geprüft, und Termine werden gebucht, verschoben oder abgesagt, während der Anrufer noch in der Leitung ist.
Was keine Software entscheiden sollte – eine Beschwerde, ein heikles Anliegen, ein wichtiger Stammkunde –, landet bei einem Menschen. Voxiora stellt den Anruf mit einer kurzen Notiz durch oder nimmt eine ausführliche Nachricht auf, wenn gerade niemand abnehmen kann. In beiden Fällen bekommen Sie eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs.
Wo eine KI-Rezeption neben Ihrem Team ihren Platz hat
Menschen am Empfang können, was Software nicht kann: Besucher willkommen heißen, Stimmungen erfassen, Ausnahmen machen. Was sie nicht können: montags um 8:05 Uhr drei Anrufe gleichzeitig annehmen oder nachts am Telefon sitzen. Genau diesen Teil der Arbeit übernimmt eine KI-Rezeption.
Die meisten Betriebe geben ihr zuerst die Anrufe, die sonst niemand annimmt: Überlauf, Mittagspause, Abende und Wochenenden. Sobald die Zusammenfassungen überzeugen, leiten manche jeden Anruf weiter, und das Team greift nur noch ein, wenn Voxiora übergibt.
Sie bestimmen, was sie weiß
Alles, was am Telefon gesagt wird, stammt aus Ihrem eigenen Material: der Website, die bei der Einrichtung gelesen wurde, sowie den Fakten und Regeln, die Sie in einfachen Worten ergänzen. Preise oder Zusagen werden nicht improvisiert. Fragt ein Anrufer etwas Neues, landet die Frage in Ihrem Aufgaben-Posteingang; ab dem Pro-Tarif entwirft Voxiora zusätzlich eine Antwort, die erst nach Ihrer Freigabe live geht.