Hoe de telefoon een advocatenkantoor tegenwerkt
Juridisch werk vraagt om ononderbroken tijd: cliëntbesprekingen, zittingen, het opstellen van stukken en gesprekken die je niet kunt afbreken. Nieuwe aanvragen houden geen rekening met die agenda. Ze komen midden in een bespreking of laat in de middag binnen, vaak van iemand die net een brief heeft ontvangen en wil weten wie kan helpen voordat een termijn verstrijkt. Neemt niemand op, dan blijft die persoon bellen tot een ander kantoor opneemt. Tegelijk willen partners niet uit hun concentratie worden gehaald door aanvragen die het kantoor toch zou afwijzen.
Voxiora neemt op zoals jij het wilt, van de begroeting tot de manier waarop het bellers aanspreekt. Het stelt je intakevragen, noteert het rechtsgebied, de rol van de beller en eventuele belangrijke data, en plant een eerste consult bij een advocaat die in dat vakgebied werkt. Het heeft de instructie nooit een juridisch oordeel te geven. Bestaande cliënten worden doorverbonden met de juiste persoon, of laten een uitgebreid bericht achter als die niet beschikbaar is.
Typische gesprekken met een kantoor, en hoe Voxiora reageert
Beller
“Ik heb een sommatiebrief gekregen. Wat moet ik doen?”
Voxiora
Geeft geen advies. Het noteert de zaak, de datum van de brief en een eventuele termijn, en biedt het eerste consult aan bij een advocaat in dat rechtsgebied.
Beller
“Doen jullie ook nalatenschappen?”
Voxiora
Controleert de rechtsgebieden die jij hebt opgegeven. Staan nalatenschappen erbij, dan plant het een consult; zo niet, dan zegt het dat beleefd, zodat de beller ergens anders kan zoeken.
Beller
“Wat kost een eerste gesprek?”
Voxiora
Licht de tarieven en voorwaarden toe die jij publiceert. Vanaf het Business-abonnement kan het voor een betaald consult een betaallink sturen voordat het gesprek eindigt.
Beller
“Ik wil graag een update van mr. Adeyemi over mijn zaak.”
Voxiora
Verbindt door volgens jouw regels, of noteert een bericht met de naam van de cliënt, het dossiernummer en het beste moment om terug te bellen.
Beller
“Welke stukken hebben jullie van mij nodig?”
Voxiora
Leest de lijst voor die jij voor dat soort zaak hebt ingesteld en zet die ook in de bevestigings-sms.
Beller
“Mijn zitting is donderdag en ik kan niemand bereiken.”
Voxiora
Behandelt het gesprek als tijdgevoelig, verbindt door volgens jouw regels of plant het eerste vrije moment, en stuurt vanaf het Pro-abonnement een melding naar je team.