Hoe de telefoon aan de balie er op een gewone doordeweekse dag uitziet
De telefoon van een praktijk gaat zelden gelijkmatig over. Hij piekt zodra de deuren opengaan, opnieuw na de lunch en nog een keer voor sluitingstijd, en elke piek valt samen met patiënten die zich aan de balie melden. De meeste gesprekken zijn kort en praktisch: kan ik eerder komen, kan ik naar donderdag, heb ik een verwijzing nodig, waar kan ik parkeren. Makkelijk te beantwoorden, maar elk gesprek trekt een assistente weg bij de persoon die voor haar staat. Voxiora neemt die gesprekken direct en rustig aan, zodat je team zich kan richten op de patiënten die al binnen zijn.
De assistent werkt strikt met wat jouw praktijk aanlevert: behandelingen en hun duur, welke behandelaar wat doet, openingstijden, de tarieven die je wilt noemen en hoe spoedgevallen moeten worden afgehandeld. Het interpreteert geen klachten en geeft geen medisch oordeel. Vraagt een gesprek om klinische afweging, dan verbindt het de beller door met het team met een notitie van één regel, of legt het een uitgebreid terugbelverzoek vast. Er wordt dus niets gegokt en niets raakt kwijt.
Zes gesprekken die een praktijk elke week krijgt
Beller
“Heeft u nog iets eerder dan mijn afspraak volgende maand?”
Voxiora
Zoekt in de Google Calendar van de behandelaar naar vrije tijd die past bij de duur van de behandeling, biedt de eerste opties aan en verzet de afspraak als de patiënt akkoord gaat.
Beller
“Ik wil me graag inschrijven als nieuwe patiënt.”
Voxiora
Verzamelt de gegevens die je bij inschrijving vraagt, plant een eerste afspraak van de juiste lengte en vertelt de patiënt wat hij moet meenemen, precies zoals jij het hebt opgeschreven.
Beller
“Heb ik een verwijzing nodig, en wordt het vergoed?”
Voxiora
Antwoordt met jouw informatie over verwijzingen, tarieven en verzekeraars. Moet de vergoeding worden nagekeken, dan zegt het dat eerlijk en laat het een notitie achter voor de balie.
Beller
“Mijn zoon heeft net met voetbal een stukje van zijn tand gebroken.”
Voxiora
Stelt je spoedvragen en biedt, als het geval aan je criteria voldoet, de eerste spoedplek aan of verbindt het gesprek met een korte samenvatting direct door naar het team.
Beller
“Kan ik de assistente spreken over mijn recept?”
Voxiora
Bespreekt geen behandeling. Het verbindt door volgens jouw regels of zet een terugbelverzoek met naam, nummer en onderwerp van de patiënt in je takeninbox.
Beller
“Hoe laat sluiten jullie op vrijdag? Is de praktijk drempelvrij?”
Voxiora
Antwoordt op basis van je website en de feiten die je hebt toegevoegd, in de eigen taal van de beller als die liever geen Nederlands spreekt.