Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is AI AGENT HUB PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, met statutaire zetel in Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 11/E6, 40-082 Katowice, ingeschreven in het ondernemersregister van het Poolse Nationaal Gerechtelijk Register (KRS) onder nummer 0001168165, fiscaal identificatienummer (NIP) 6343054493, REGON 541503506.

Voor alle zaken die betrekking hebben op persoonsgegevens, waaronder het uitoefenen van de rechten beschreven in punt 11, kun je contact met ons opnemen per e-mail via support@aiagenthub.pl (vermeld als onderwerp ‘Gegevensbescherming — Voxiora’) of schriftelijk via het adres van onze statutaire zetel.

De Verwerkingsverantwoordelijke heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat hij daartoe niet verplicht is (art. 37 AVG). Zaken op het gebied van gegevensbescherming worden behandeld door een door de raad van bestuur aangewezen persoon, die bereikbaar is via het bovenstaande e-mailadres.

2. Wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn en wanneer verwerker

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van websitebezoekers, gebruikers van het contactformulier, klanten en hun teamleden die het dashboard gebruiken, deelnemers aan demogesprekken via ‘Bel mij’ en partners in het partnerprogramma.

Ten aanzien van de gegevens van mensen die onze klanten bellen (opnames, transcripties, telefoonnummers, tijdens het gesprek verstrekte gegevens, boekingen en berichten) treden wij op als verwerker – uitsluitend in opdracht van de klant, op basis van de verwerkersovereenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens is het bedrijf dat de betrokkene belt (zie punt 8).

Als een klant e-mails aan bellers inschakelt, sturen wij namens de klant e-mails aan bellers die daar tijdens het gesprek om vroegen en hun adres bevestigden (bijvoorbeeld een gesprekssamenvatting, een bevestiging van terugbellen of van een afspraak, of gevraagde informatie) — vanuit de eigen mailbox of het e-mailaccount van de klant of vanaf ons verzendadres met de naam van de klant. De klant bepaalt de inhoud en sjablonen en is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens; wij treden op als verwerker. Het zijn serviceberichten, geen marketing; elke e-mail bevat een link om geen e-mails van dat bedrijf meer te ontvangen, en afmeldingen bewaren we alleen als eenrichtings-hash van het adres.

Wij zijn ook verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van personen die chatten of praten met de eigen AI-assistent van Voxiora op voxiora.com en in het klantendashboard – dit is onze eigen assistent, niet de assistent van een van onze klanten.

3. Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam, rol in het team, accountinstellingen; bij inloggen met Google – basisgegevens van het Google-profiel (voor- en achternaam, e-mailadres).
• Factuurgegevens: gekozen pakket, betalings- en factuurgeschiedenis, bedrijfsgegevens voor de factuur (naam, adres, fiscaal identificatienummer). Gegevens van betaalkaarten worden uitsluitend door Stripe verwerkt – wij hebben geen toegang tot het volledige kaartnummer.
• Inhoud die de klant aanlevert voor de configuratie van de assistent: kennis over het bedrijf, instructies, prijslijsten, begroetingen en de inhoud van de openbare website die bij het aanmaken van de assistent is opgegeven.
• Gegevens uit het contactformulier: voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijf, onderwerp en inhoud van het bericht.
• Technische gegevens: IP-adres, type browser en apparaat, tijdstip en adressen van verzoeken – in de logs van servers en beveiligingssystemen; in de activiteitenlogs van het dashboard – handelingen die in het account zijn uitgevoerd.
• E-mailcommunicatie: je e-mailvoorkeuren; registraties van marketingtoestemmingen en de intrekking ervan (datum en tijdstip, IP-adres, browser, de exacte tekst van de toestemming met versie en taal, en de plaats waar de toestemming is gegeven); de geschiedenis van de e-mails die wij je hebben gestuurd; uitsluitend bij marketing-e-mails – of ze zijn geopend en op welke links is geklikt.
• Tevredenheidsenquête: je beoordeling van Voxiora (1 tot 5 sterren), je opmerking en je verzoek om contact als je die toevoegt, de datum van je antwoord, de factuurperiode waarop het betrekking heeft, de taal, de koppeling met je account en met de enquête-e-mail en op de enquêtepagina een eenrichtingshash van je IP-adres voor limieten en bescherming tegen misbruik.
• Statistische gegevens (uitsluitend met toestemming): informatie over het gebruik van de website, verzameld door Google Analytics 4 (zie punt 10).
• Partnerprogramma: de partnercode uit de verwijzingslink en, bij het klikken op de link, een eenrichtingshash van het IP-adres – nooit het volledige adres.
• Demogesprek ‘Bel mij’: telefoonnummer (in leesbare vorm alleen zolang nodig is om het gesprek op te zetten en de sms te versturen), de eenrichtingshash en de gemaskeerde vorm ervan (bijv. +48 22 ••• 958), een hash van het IP-adres, een opname van het gesprek met de stemmen van beide partijen, de transcriptie en de technische parameters ervan.
• Gesprek met de assistent in de browser of in de widget op de website van een klant: microfoongeluid dat tijdens het gesprek wordt doorgegeven, de browsertaal, het adres van de pagina vanwaar het gesprek is gestart en een hash van het IP-adres (voor limieten en bescherming tegen misbruik).
• Gesprek met de eigen AI-assistent van Voxiora op de website en in het dashboard (chat of spraak): de inhoud van het gesprek (getypte tekst, of microfoongeluid dat in realtime wordt verwerkt en de transcriptie daarvan; deze gesprekken worden niet opgenomen), de taal, het adres en de titel van de pagina waarop je je bevindt, een hash van je IP-adres (voor limieten en bescherming tegen misbruik) en, als je bent ingelogd in het dashboard, de identificatie van je gebruikersaccount en de basisgegevens van het bedrijfsaccount die de assistent nodig heeft om je te helpen (bijv. bedrijfsnaam, abonnement en proefperiode, stap van de configuratie, toegewezen telefoonnummer, status van de assistent, gekoppelde integraties en het aantal gesprekken in de afgelopen 7 dagen). Als je vraagt om contact: je naam, e-mailadres en vraag; als de assistent namens jou een supportticket aanmaakt: het onderwerp en de beschrijving daarvan.
• Verificatie van telefoonnummers (alleen als je een nummer kiest uit een land waar de wet dat vereist): de gegevens van de gebruiker van het nummer die de telecomaanbieder voor dat land verlangt – bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, het inschrijvingsnummer in het handelsregister en het fiscaal nummer, de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de contactpersoon, het adres en, in sommige landen, de geboorteplaats en -datum en de gegevens van het identiteitsbewijs – en kopieën van de documenten die je uploadt (identiteitsbewijs, uittreksel uit het handelsregister, adresbewijs).
• Gegevens van mensen die onze klanten bellen (als verwerker): telefoonnummer, stemopname (als de klant het opnemen heeft ingeschakeld), transcriptie, samenvatting en beoordeling van het gesprek, tijdens het gesprek verstrekte gegevens (bijv. naam, afspraaktijd, omschrijving van de kwestie) en de inhoud van verzonden sms- en e-mailberichten.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

• Het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst voor de levering van de dienst Voxiora, het beheren van het account, technische ondersteuning en communicatie over de dienst – art. 6 lid 1 sub b AVG; ten aanzien van personen die namens de klant handelen – art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bestaande in de uitvoering van de overeenkomst met de klant).
• Facturering, het opstellen en bewaren van facturen en boekhoudkundige documenten – art. 6 lid 1 sub c AVG in samenhang met de belastingwetgeving en de Poolse boekhoudwet (ustawa o rachunkowości).
• Het beantwoorden van een bericht via het contactformulier of per e-mail – art. 6 lid 1 sub f AVG en, als het bericht betrekking heeft op het sluiten van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG.
• Het demogesprek, het versturen van één sms met een samenvatting en het opnemen en automatisch analyseren van het gesprek om de kwaliteit van de assistent te verbeteren – art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming gegeven in het formulier); het bewaren van de hash van het nummer om misbruik te beperken – art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Bezoekersstatistieken van de website (Google Analytics 4) en het vastleggen van de partnertoewijzing in een cookie – art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 399 van de Poolse wet op de elektronische communicatie (Prawo komunikacji elektronicznej) (toestemming voor de betreffende cookiecategorie, gegeven in de banner).
• Afrekening van het partnerprogramma – art. 6 lid 1 sub b AVG (overeenkomst met de partner) en art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Het waarborgen van de beveiliging van de website en de dienst, het voorkomen van misbruik en het bijhouden van activiteitenlogs – art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Service-e-mails over het instellen en gebruiken van je account (bijv. een herinnering aan een onafgeronde installatiestap, het einde van de proefperiode, tips na je eerste gesprek) – art. 6 lid 1 sub b AVG. Installatieherinneringen kun je uitzetten in de instellingen van het dashboard of via de link in elk van deze e-mails; berichten die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst (bijv. over betalingen, facturen, je telefoonnummer) blijven wij sturen.

Service-e-mails (bijv. herinneringen als je niet actief bent geweest in het dashboard — maximaal 3 — en een wekelijkse samenvatting van het werk van je assistent) kunnen worden opgesteld door een taalmodel (Anthropic, zie punt 6) op basis van je accountgegevens: voornaam, bedrijfsnaam, branche, installatiestap, proefperiode, telefoonnummer en aantal gesprekken. Of en wanneer een e-mail wordt verstuurd, bepalen vaste regels; het model kiest alleen de formulering, neemt geen beslissingen over jou en maakt geen profiel. Opnames of de inhoud van gesprekken krijgt het nooit. De e-mails worden ondertekend door het Voxiora-team. Herinneringen en samenvattingen kun je uitzetten in de instellingen van het dashboard of via de link in de e-mail.

• Tevredenheidsenquête voor klanten met een betaald abonnement — een korte service-e-mail ongeveer halverwege een betaalde factuurperiode, hoogstens eens per 3 maanden en zonder reclame — en de afhandeling van de antwoorden: het doorgeven van je beoordeling en opmerking aan ons team en, bij een lage beoordeling, een verzoek om contact of een beschreven probleem, het automatisch openen van een supportverzoek namens jou, zodat we kunnen helpen: art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst) en, voor personen die namens een klant handelen, art. 6 lid 1 sub f AVG (ons gerechtvaardigd belang bij het bewaken van de kwaliteit van de dienst en het helpen van klanten). Deelname is vrijwillig. Je kunt enquêtes uitzetten in de instellingen van het dashboard of via de link in elke zo’n e-mail. De link in de e-mail bevat alleen een willekeurige code en is 30 dagen geldig.
• Marketing-e-mails (praktische tips, productnieuws, aanbiedingen, uitnodigingen om terug te komen) – uitsluitend met je voorafgaande toestemming, bevestigd door te klikken op de link in een bevestigingsmail (double opt-in): art. 6 lid 1 sub a AVG, art. 398 van de Poolse wet op de elektronische communicatie (Prawo komunikacji elektronicznej) en art. 13 van Richtlijn 2002/58/EG. Het geven van toestemming is vrijwillig en geen voorwaarde voor het aanmaken van een account. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken, net zo eenvoudig als je die hebt gegeven: met één klik in elke marketing-e-mail, in de instellingen van het dashboard of door ons te schrijven. Het intrekken van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
• Het meten of marketing-e-mails worden geopend (met een onzichtbare afbeelding) en op welke links daarin wordt geklikt, en het koppelen van de aankoop van een pakket of het aansluiten van een telefoonnummer binnen 7 dagen aan de e-mail die daarvoor is verstuurd – op basis van de hierboven beschreven toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 399 van de Poolse wet op de elektronische communicatie (Prawo komunikacji elektronicznej)). Service-e-mails meten wij niet op deze manier.
• Het bijhouden van een register van toestemmingen en de intrekking ervan (om de toestemming te kunnen aantonen, art. 7 lid 1 AVG) en van een lijst van adressen die zich hebben afgemeld of waarop e-mails niet konden worden afgeleverd, zodat wij hen niet opnieuw schrijven – art. 6 lid 1 sub c en f AVG.
• Het beantwoorden van vragen aan de AI-assistent van Voxiora op de website – art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bestaande in het informeren over de dienst en het afhandelen van vragen) en, als de vraag betrekking heeft op het sluiten van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG; hulp bij de configuratie en supporttickets van klanten die zijn ingelogd in het dashboard – art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst) en, voor personen die namens een klant handelen, art. 6 lid 1 sub f AVG; een automatische samenvatting en kwaliteitsbeoordeling van deze gesprekken en het vastleggen van onbeantwoorde vragen om de antwoorden van de assistent te verbeteren – art. 6 lid 1 sub f AVG. Het doorgeven van een contactverzoek aan ons team en het beantwoorden daarvan – art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming gegeven in het gesprek, uitsluitend voor dat verzoek; je kunt deze op elk moment intrekken door te schrijven naar support@aiagenthub.pl).
• Het verifiëren van de gebruiker van een telefoonnummer bij de telecomaanbieder voordat het nummer wordt geactiveerd (registratie van de gebruiker van het nummer, vereist door de telecommunicatiewetgeving van het land van het nummer): art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst – het leveren van het nummer dat je hebt besteld) en art. 6 lid 1 sub c AVG (verplichtingen uit de wetgeving inzake elektronische communicatie met betrekking tot de identificatie van gebruikers van nummers). Het verstrekken van deze gegevens is vrijwillig, maar zonder deze gegevens kan de telecomaanbieder geen nummer uit dat land toewijzen.
• De instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen – art. 6 lid 1 sub f AVG.

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar noodzakelijk om een account aan te maken, een overeenkomst te sluiten, een antwoord te ontvangen of een demogesprek te laten uitvoeren. Wij nemen over jou geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG).

5. Kwaliteitsanalyse en kunstmatige intelligentie

Opnames en transcripties van demogesprekken worden automatisch geanalyseerd – op onze eigen servers en met behulp van de taalmodellen Google Gemini (via OpenRouter) en Anthropic Claude – om de geluidskwaliteit en het verloop van het gesprek te beoordelen en algemene regels op te stellen die de werking van de assistent verbeteren. Deze regels bevatten geen persoonsgegevens (wij filteren onder meer nummers, e-mailadressen en webadressen eruit). Opnames verwijderen wij na 30 dagen.

Gesprekken die de assistenten van onze klanten voeren, worden niet gebruikt voor de hierboven beschreven kwaliteitsanalyse. De samenvattingen en beoordelingen ervan worden automatisch en uitsluitend ten behoeve van de betreffende klant gemaakt, en inzichten uit diens gesprekken (als de klant de leerfunctie van de assistent heeft ingeschakeld) worden alleen in diens eigen assistent toegepast.

Wij trainen geen modellen voor kunstmatige intelligentie op gespreksgegevens, en onze aanbieders van taalmodellen verwerken deze uitsluitend om antwoorden te genereren, overeenkomstig de gesloten overeenkomsten.

De eigen AI-assistent van Voxiora op de website en in het dashboard antwoordt met behulp van de taalmodellen van onze leveranciers (zie punt 6), op basis van informatie over Voxiora en, bij ingelogde klanten, de actuele stand van hun account. Aan het begin van elk gesprek vermeldt de assistent dat het om kunstmatige intelligentie gaat. De assistent kan zich vergissen: bij facturatie en contractuele kwesties zijn onze documenten en ons team doorslaggevend. De assistent kan zelf niets in je account wijzigen.

6. Ontvangers van gegevens

Wij vertrouwen gegevens toe aan dienstverleners die deze namens ons verwerken op basis van verwerkersovereenkomsten – voor hosting en database (Supabase, Vercel), spraaktransport (LiveKit), telefonie en sms (Telnyx, met SMSAPI en Twilio als back-up), spraakherkenning (Soniox), taalmodellen (OpenRouter en Google, Anthropic), e-mailverzending (Twilio SendGrid met het geauthenticeerde domein voxiora.com; als back-up de eigen mailserver van het domein voxiora.com, hosting aderlo.cloud, en Resend, indien ingeschakeld) en statistieken (Google). De volledige lijst, met het doel en de locatie van de verwerking, is beschikbaar op de pagina subverwerkers.

Voor de verificatie van telefoonnummers geven wij de in punt 3 beschreven gegevens en documenten door aan Telnyx, de telecomaanbieder die het nummer levert. Telnyx gebruikt deze om de gebruiker van het nummer te registreren zoals de telecommunicatiewetgeving vereist en geeft ze, wanneer de wet dat vereist, door aan de lokale netwerkoperator of toezichthouder. Wij gebruiken deze documenten niet voor andere doeleinden.

Stripe verwerkt betalingsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig zijn eigen privacybeleid. Integraties die de klant koppelt (bijv. Google Agenda, Microsoft Outlook, HubSpot, Pipedrive) ontvangen gegevens in opdracht van de klant.

Gegevens kunnen ook worden verstrekt aan partijen die ons boekhoudkundige en juridische diensten verlenen en aan overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Plaats van verwerking en doorgifte buiten de EER

Onze primaire database en de opslag van opnames bevinden zich in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). De spraakverwerking tijdens het gesprek vindt plaats in LiveKit Cloud in de EU en op door ons beheerde servers in Polen, waarop onder meer de spraaksynthese en de kwaliteitsanalyse draaien.

Sommige aanbieders (met name aanbieders van taalmodellen, spraakherkenning, e-mailverzending en betalingen) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of in andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. De doorgifte vindt dan plaats op basis van een besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau wordt vastgesteld (waaronder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming voor gecertificeerde partijen) of van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, samen met aanvullende maatregelen. Een kopie van de waarborgen kun je opvragen door te schrijven naar support@aiagenthub.pl.

8. Mensen die onze klanten bellen

Als je spreekt met de Voxiora-assistent van het bedrijf dat je belt, is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens. Het bedrijf beslist of gesprekken worden opgenomen en hoe lang opnames en transcripties worden bewaard (van verwijdering op de dag na het gesprek tot bewaring voor onbepaalde tijd), en wij verwerken de gegevens uitsluitend in zijn opdracht.

Elk gesprek begint met de mededeling dat je met een AI-assistent spreekt. Als opnemen is ingeschakeld, vermeldt de begroeting ook dat het gesprek wordt opgenomen. Je kunt op elk moment vragen om contact met een mens.

Neem voor vragen over je gegevens in de eerste plaats contact op met dat bedrijf; op zijn verzoek helpen wij bij de afhandeling van je verzoek. Als je niet weet welk bedrijf Voxiora gebruikt, schrijf dan naar support@aiagenthub.pl – wij sturen je verzoek door naar de betreffende klant.

9. Bewaartermijn van gegevens

• Accountgegevens en configuratie-inhoud: gedurende de looptijd van de overeenkomst en na beëindiging ervan – tot 30 dagen (met uitzondering van gegevens die wij langer moeten bewaren); als de eigenaar het account in het dashboard verwijdert – onmiddellijk.
• Facturen en factuurdocumenten: 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de termijn voor de betaling van de belasting is verstreken.
• Gegevens die worden verwerkt ter verdediging tegen vorderingen: tot het verstrijken van de verjaringstermijn van vorderingen (in de regel tot 6 jaar).
• Opnames en transcripties van gesprekken van klanten: gedurende de termijn die de klant in het dashboard heeft ingesteld (Privacymodus); gesprekssamenvattingen – totdat de klant ze verwijdert of de overeenkomst eindigt.
• Opnames en transcripties van demogesprekken: 30 dagen. Hashes van nummers en IP-adressen uit demogesprekken: 90 dagen. Notities van demogesprekken (uw naam indien genoemd, type bedrijf, de genoemde website en een korte samenvatting, bewaard onder de hash van het nummer, zonder het nummer of transcriptie, zodat de assistent het gesprek bij een volgend gesprek of een gevraagd terugbelverzoek kan voortzetten) en geplande demo-terugbelverzoeken (nummer versleuteld tot het gesprek): 30 dagen.
• Berichten uit het contactformulier: tot 12 maanden na afronding van de correspondentie.
• Gesprekken met de eigen AI-assistent van Voxiora: inhoud van het gesprek (transcriptie) 30 dagen, samenvatting van het gesprek en technische gegevens 12 maanden, hash van het IP-adres 90 dagen. Contactverzoeken die de assistent doorgeeft: tot 12 maanden na afronding van de correspondentie; supporttickets die de assistent aanmaakt: zoals de overige gegevens van het klantaccount.
• Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt: tot de intrekking ervan; cookies – gedurende de termijnen vermeld in het cookiebeleid.
• E-mailvoorkeuren en marketingtoestemming: zolang het account bestaat. Register van toestemmingen en de intrekking ervan: zolang de toestemming geldt en daarna nog 3 jaar, zodat wij ze kunnen aantonen. Geschiedenis van service- en marketing-e-mails, inclusief openingen en klikken: 2 jaar. De lijst van afgemelde of onbestelbare adressen bevat uitsluitend een eenrichtingshash van het adres en wordt bewaard zolang dat nodig is om je bezwaar te respecteren.
• Gegevens en documenten voor de verificatie van telefoonnummers: zolang het nummer in gebruik is en gedurende 24 maanden nadat het is vrijgegeven (ter afhandeling van vorderingen en om te voldoen aan de verplichtingen uit de telecommunicatiewetgeving), daarna worden ze verwijderd; onafgeronde of afgewezen verificaties zonder activiteit: 90 dagen; geannuleerde verificaties: 30 dagen. De telecomaanbieder bewaart de ontvangen gegevens gedurende de termijn die de op hem toepasselijke wetgeving voorschrijft.
• Antwoorden op de tevredenheidsenquête: zolang de overeenkomst loopt — ze worden samen met het account verwijderd; supportverzoeken die op basis daarvan zijn geopend — zoals de overige accountgegevens; de enquête-e-mail in de e-mailgeschiedenis — 2 jaar.
• Beveiligingslogs en het logboek van API-aanroepen: tot 90 dagen, tenzij ze nodig zijn om een incident te onderzoeken.

10. Cookies en Google Analytics

Wij gebruiken noodzakelijke cookies (onder meer voor inloggen, taal, valuta en het onthouden van je keuze in de cookiebanner). Analytische cookies (Google Analytics 4) en marketingcookies (partnertoewijzing) plaatsen wij uitsluitend nadat je in de cookiebanner toestemming hebt gegeven voor de betreffende categorie. Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de link ‘Cookie-instellingen’ in de footer van de website – het intrekken van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

Google Analytics 4 levert ons geaggregeerde bezoekersstatistieken (bijv. aantal bezoeken, bezochte pagina’s, verkeersbronnen, globale locatie en type apparaat). De aanbieder van de dienst is Google Ireland Limited; gegevens kunnen worden doorgegeven aan Google LLC in de VS op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Meer informatie vind je in het cookiebeleid.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (en altijd tegen direct marketing) en het recht om je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om je rechten uit te oefenen, schrijf je naar support@aiagenthub.pl. Wij antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand. Wij kunnen je vragen om informatie die nodig is om je identiteit te bevestigen.

De eigenaar van het account kan het account met de bijbehorende gegevens op elk moment zelf verwijderen in het dashboard (Instellingen → Gevarenzone → Account verwijderen). De verwijdering gaat direct in: we beëindigen het abonnement, geven de telefoonnummers vrij, trekken de toegang van integraties in en verwijderen de assistent, gesprekken, opnames en contacten. We bewaren alleen de facturen en betaalgegevens die we volgens de belastingwetgeving moeten bewaren. Je kunt verwijdering ook per e-mail aanvragen via support@aiagenthub.pl.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de President van het Poolse Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl) of bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar je gewoonlijk verblijft of werkt.

12. Gegevens uit Google-accounts

Als je Google Agenda koppelt, gebruikt Voxiora uitsluitend: beschikbaarheidsinformatie (vrij/bezet), de lijst met je agenda’s (zodat je er één kunt kiezen) en de afspraken die het aanmaakt, verplaatst of verwijdert bij boekingen door de assistent. Wij lezen ook het e-mailadres van het Google-account uit om te tonen welk account is gekoppeld.

Het gebruik en de overdracht door Voxiora van informatie die is ontvangen via Google-API’s voldoen aan het gebruikersgegevensbeleid voor Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Wij gebruiken gegevens van Google niet voor advertenties, verkopen ze niet en trainen er geen AI-modellen op; mensen krijgen er geen inzage in, tenzij jij daarom vraagt, om veiligheidsredenen of wanneer de wet dat vereist.

Toegangstokens bewaren wij versleuteld. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken in het dashboard (Integraties) of op myaccount.google.com/permissions – bij het verbreken trekken wij het token in en verwijderen wij het.

13. Beveiliging

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor het risico (art. 32 AVG), met name versleuteling tijdens transport (TLS) en bij opslag, versleuteling van integratietokens, op rollen gebaseerd toegangsbeheer en het principe van minimale rechten, afgeschermde opslag van opnames die toegankelijk is via kortlevende ondertekende links, logging van gebeurtenissen, back-ups en limieten ter bescherming tegen misbruik.

14. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan worden bijgewerkt, met name bij wijzigingen in de wetgeving, de functies van de dienst of de aanbieders. De actuele versie is altijd op deze pagina beschikbaar, samen met de datum van de laatste wijziging. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten ten minste 14 dagen van tevoren per e-mail of in het dashboard.