Quand le téléphone joue contre le cabinet
Le travail juridique exige du temps sans interruption : rendez-vous clients, audiences, rédaction et appels qu’on ne peut pas écourter. Les nouvelles demandes ne respectent pas cet agenda. Elles arrivent en pleine réunion ou en fin d’après-midi, souvent de quelqu’un qui vient de recevoir un courrier et veut savoir qui peut l’aider avant l’expiration d’un délai. Si personne ne répond, cette personne compose des numéros jusqu’à ce qu’un autre cabinet décroche. Dans le même temps, les associés ne veulent pas voir leur concentration brisée par des demandes que le cabinet déclinerait de toute façon.
Voxiora répond de la manière que vous définissez, de la formule d’accueil à la façon de s’adresser aux appelants. L’assistante pose vos questions d’accueil, note le domaine du droit, la qualité de l’appelant et les dates qui comptent, puis fixe une première consultation avec un avocat qui exerce dans cette matière. Elle a pour consigne de ne jamais formuler d’avis juridique. Les clients existants sont mis en relation avec la bonne personne, ou laissent un message détaillé lorsqu’elle n’est pas disponible.
Les appels types d’un cabinet, et la réponse de Voxiora
Appelant
« J’ai reçu une mise en demeure. Qu’est-ce que je dois faire ? »
Voxiora
Ne conseille pas. Elle note l’affaire, la date du courrier et l’éventuel délai, puis propose la première consultation disponible avec un avocat du domaine.
Appelant
« Vous vous occupez des successions ? »
Voxiora
Vérifie les domaines que vous avez listés. Si les successions en font partie, elle réserve une consultation ; sinon, elle le dit poliment pour que l’appelant cherche ailleurs.
Appelant
« Combien coûte un premier rendez-vous ? »
Voxiora
Explique les honoraires et conditions que vous publiez. À partir du forfait Business, elle peut envoyer un lien de paiement pour une consultation payante avant la fin de l’appel.
Appelant
« J’aimerais un point de Maître Rousseau sur mon dossier. »
Voxiora
Transfère l’appel selon vos règles, ou prend un message avec le nom du client, sa référence et le meilleur moment pour le rappeler.
Appelant
« Quels documents allez-vous me demander ? »
Voxiora
Lit la liste que vous avez définie pour ce type d’affaire et l’ajoute au SMS de confirmation.
Appelant
« Mon audience est jeudi et je n’arrive à joindre personne. »
Voxiora
Traite l’appel comme urgent, le transfère selon vos règles ou réserve le premier créneau libre, et à partir du forfait Pro envoie une alerte à votre équipe.