Le téléphone de l’accueil, un jour de semaine ordinaire
Le téléphone d’un cabinet sonne rarement de façon régulière. Il s’emballe à l’ouverture, de nouveau après le déjeuner et une dernière fois avant la fermeture, et chaque pic coïncide avec l’arrivée des patients à l’accueil. La plupart de ces appels sont courts et pratiques : puis-je venir plus tôt, puis-je passer à jeudi, faut-il une ordonnance, où se garer. Ils sont simples, mais chacun détourne la secrétaire de la personne qui se tient devant elle. Voxiora prend ces appels aussitôt, d’une voix posée, pour que votre équipe s’occupe des patients déjà présents.
L’assistante s’en tient strictement à ce que le cabinet lui indique : les actes et leur durée, quel praticien fait quoi, les horaires d’ouverture, les tarifs que vous acceptez de communiquer et la conduite à tenir en cas d’urgence. Elle n’interprète pas les symptômes et ne donne aucun avis médical. Quand un appel demande un jugement clinique, elle le transfère à l’équipe avec une note d’une ligne ou enregistre une demande de rappel détaillée : rien n’est deviné, rien ne se perd.
Six appels qu’un cabinet reçoit chaque semaine
Appelant
« Vous n’auriez pas quelque chose avant mon rendez-vous du mois prochain ? »
Voxiora
Cherche dans le Google Calendar du praticien un créneau libre adapté à la durée de l’acte, propose les plus proches et déplace le rendez-vous si le patient accepte.
Appelant
« Je voudrais devenir patient chez vous. »
Voxiora
Recueille les informations que vous demandez à l’inscription, réserve une première consultation de la bonne durée et indique au patient quoi apporter, exactement comme vous l’avez rédigé.
Appelant
« Faut-il une ordonnance, et est-ce remboursé ? »
Voxiora
Répond à partir de vos informations sur les prescriptions, les tarifs et les mutuelles. Si la prise en charge doit être vérifiée, elle le dit clairement et laisse une note à l’accueil.
Appelant
« Mon fils vient de se casser un bout de dent au foot. »
Voxiora
Pose vos questions d’urgence et, si le cas correspond à vos critères, propose le premier créneau d’urgence ou transfère directement l’appel à l’équipe avec un court résumé.
Appelant
« Je peux parler à l’infirmière au sujet de mon ordonnance ? »
Voxiora
Ne parle pas du traitement. Elle transfère l’appel selon vos règles ou enregistre une demande de rappel avec le nom, le numéro et le motif du patient dans votre boîte de tâches.
Appelant
« Vous fermez à quelle heure le vendredi ? Le cabinet est-il accessible en fauteuil ? »
Voxiora
Répond à partir de votre site et des informations que vous avez ajoutées, dans la langue de l’appelant s’il préfère ne pas parler français.