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Voxiora
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Des réservations prises, même en plein service.

Voxiora prend les réservations de table et leurs modifications, répond aux questions sur la carte et les allergènes à partir de vos informations et parle aux clients dans leur langue.

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Un appel, par exemple

Scénario illustratif

AppelantBonjour, vous auriez une table pour deux vendredi vers sept heures et demie ?

VoxioraVendredi à 19 h 30 pour deux, c’est possible, ou une table près de la fenêtre à 19 h 45. Que préférez-vous ?

AppelantPrès de la fenêtre, s’il vous plaît. C’est notre anniversaire de mariage.

VoxioraAvec plaisir. Une table pour deux près de la fenêtre vendredi à 19 h 45, et l’anniversaire est signalé à l’équipe. C’est à quel nom ?

Réservation confirmée · ven. · 19:45 · Table fenêtre pour 2 · Bertrand

Cela vous arrive aussi ?

  • Le service passe avant tout

    En plein coup de feu, le téléphone et le client à la porte se disputent la même paire de mains.

  • Des clients venus de l’étranger

    Un client qui appelle d’un autre pays ne parle pas forcément une langue commune avec l’équipe en place.

  • Les grosses réservations exigent des détails

    Une demande de groupe griffonnée sur un bout de papier perd la date, le budget ou les régimes alimentaires.

Le casse-tête du téléphone en restauration, à l’heure de pointe

Dans un restaurant ou un hôtel, le téléphone sonne le plus précisément quand l’équipe est la plus occupée : le début du service, les arrivées du soir, le rush du déjeuner dominical. On peut accueillir les clients à la porte ou répondre au téléphone, rarement les deux. Beaucoup d’appels viennent de voyageurs qui préparent leur séjour, parfois dans une langue que personne ne parle ce soir-là, et les demandes plus importantes, pour un anniversaire ou un dîner d’entreprise, demandent plus de détails qu’une note rapide dans le cahier de réservations.

Voxiora gère réservations et modifications selon les règles que vous fixez, répond aux questions sur la carte, les options alimentaires, les allergènes, les horaires et le stationnement à partir de vos propres informations, et consigne en détail les demandes de groupes et d’événements pour la personne qui s’en occupe. L’assistante parle 8 langues et suit automatiquement le client dans la sienne : un appel de l’étranger est traité aussi naturellement qu’un appel du quartier.

Pourquoi les clients appellent, et ce que fait Voxiora

  • Appelant

    « Vous auriez une table pour cinq dimanche à 13 h ? »

    Voxiora

    Vérifie la disponibilité selon vos règles de réservation, réserve la table et note les demandes comme une chaise haute ou un coin plus calme.

  • Appelant

    « Le risotto convient-il à quelqu’un qui ne peut pas manger de produits laitiers ? »

    Voxiora

    Répond à partir de votre carte et de vos notes sur les allergènes, inscrit la contrainte sur la réservation et transmet à l’équipe tout ce qui est incertain plutôt que de deviner.

  • Appelant

    « Nous aimerions le salon privé pour un pot de départ à la retraite. »

    Voxiora

    Note la date, le nombre de convives, le budget et les préférences de menu, et envoie la demande à votre responsable événements avec un résumé.

  • Appelant

    « L’arrivée est à quelle heure, et je peux arriver après minuit ? »

    Voxiora

    Répond à partir des informations de votre hôtel et signale l’arrivée tardive à la réception, ou transmet la demande si elle nécessite une décision.

  • Appelant

    « On peut passer notre réservation de quatre à six personnes ? »

    Voxiora

    Retrouve la réservation, vérifie qu’une table plus grande est libre et la met à jour, ou propose d’autres horaires si ce n’est pas le cas.

  • Appelant

    « Haben Sie am Samstag noch einen Tisch frei? »

    Voxiora

    Poursuit en allemand dès la première phrase et traite la réservation dans la langue du client ; votre équipe reçoit le résumé habituel.

Ce dont Voxiora s’occupe

  • Prend réservations, modifications et annulations dans le cadre de vos règles
  • Répond aux questions sur la carte, les régimes et les allergènes à partir de vos notes
  • Consigne en détail les demandes de groupes, de salons privés et d’événements
  • Parle aux clients en 8 langues, avec changement automatique

Outils à connecter · Hôtellerie-restauration

  • Google Calendar
  • Google Sheetsvia Zapier / Make / n8n
  • WhatsAppvia Zapier / Make / n8n
  • Slackvia Zapier / Make / n8n

Recevez un appel test en 30 s

Saisissez votre numéro et Voxiora vous appelle en quelques secondes. Parlez-lui comme le ferait un client.

Exemple d’appel : une cliente d’hôtel arrive tard et veut dîner

Exemple fictif. L’hôtel, la cliente et les horaires sont inventés ; votre assistante applique vos propres règles de réservation, horaires et informations sur la carte, et ouvre chaque appel par la mention IA.

Scénario illustratif

  1. VoxioraHôtel des Bruyères, vous êtes en ligne avec Nova, l’assistante IA de l’hôtel. Comment puis-je vous aider ?

  2. AppelantBonjour, j’ai une chambre réservée pour demain, mais mon train n’arrive qu’à vingt et une heures trente. C’est un problème ?

  3. VoxioraPas du tout. La réception est ouverte toute la nuit, vous pouvez donc arriver à l’heure qui vous convient. J’ajoute une note à votre réservation. Puis-je avoir votre nom ?

  4. AppelantLindgren. Est-ce que je pourrai encore dîner ?

  5. VoxioraLe restaurant prend les dernières commandes à 22 h. Je peux vous réserver une table à 21 h 45. Cela vous convient ?

  6. AppelantOui, s’il vous plaît, une table pour une personne.

  7. VoxioraC’est fait : une table pour une personne demain à 21 h 45, et votre arrivée tardive est signalée à la réception. Vous allez recevoir un SMS avec ces deux informations.

Réservations, transferts, appels tardifs et SMS en restauration et hôtellerie

  • Des réservations dans le cadre de vos règles

    Voxiora réserve directement dans Google Calendar et se connecte aux autres outils de réservation via Zapier, Make, n8n ou l’API. L’assistante respecte les horaires et tailles de groupe que vous acceptez et inscrit les demandes particulières sur la réservation.

  • Le responsable, quand il le faut

    Réclamations, grandes tablées ou tout autre cas que vous choisissez sont transférés au responsable avec une courte note. Si le service est trop chargé pour que quelqu’un réponde, l’assistante prend un message détaillé.

  • Après la fermeture de la cuisine

    Les appels après la fermeture sont traités comme les autres : on réserve pour le lendemain, on vérifie les horaires ou on laisse une demande d’événement, et les résumés sont prêts quand l’équipe revient.

  • Le SMS de confirmation

    Les clients peuvent recevoir un SMS avec la date, l’heure et le nombre de couverts. Les SMS sont inclus dans chaque forfait avec un volume mensuel, et des rappels avant la venue peuvent être activés.

Installer Voxiora dans votre restaurant ou votre hôtel

  1. Étape 1

    Prenez votre site comme point de départ

    Saisissez le site de votre restaurant ou de votre hôtel. Voxiora rassemble la carte, les horaires et les coordonnées dans un premier brouillon.

  2. Étape 2

    Fixez les règles de réservation

    Définissez les horaires de réservation, le plus grand groupe accepté par téléphone et les cas où une demande doit plutôt aller à l’équipe.

  3. Étape 3

    Vérifiez carte et allergènes

    Assurez-vous que les informations sur les régimes et les allergènes figurent dans la base de connaissances, ainsi que ce qu’il faut dire quand l’assistante ne peut pas confirmer quelque chose.

  4. Étape 4

    Choisissez une voix pour l’établissement

    Sélectionnez une voix qui correspond à l’ambiance de la salle. Le passage d’une langue à l’autre parmi les 8 se fait automatiquement.

  5. Étape 5

    Un essai, puis le renvoi

    Essayez une réservation, une modification et une demande d’événement dans votre navigateur, puis renvoyez votre numéro pendant le service ou en continu.

Voxiora, secrétariat externalisé ou répondeur pour restaurants et hôtels

Trois façons de ne laisser aucun appel de réservation sans réponse pendant le service, comparées côte à côte. Les secrétariats externalisés diffèrent selon le prestataire.

Voxiora, secrétariat externalisé ou répondeur pour restaurants et hôtels
CritèreVoxiora, réceptionniste IASecrétariat avec opérateursMessagerie vocale
Appels en plein servicePris aussitôt, personne ne quitte la sallePris par un opérateur à distanceUne annonce enregistrée
RéservationsFaites pendant l’appelSouvent un message ; certains réservent si on leur donne accèsNon
Clients qui appellent dans une autre langue8 langues, avec changement automatiqueDépend des langues des opérateursNon
Questions sur les régimes et les allergènesRéponses tirées de vos notes ; les cas incertains passent à l’équipeD’après le script que vous fournissezNon
Salons privés et demandes de groupesConsignées en détail avec un résumé écritUn messageCe que dit l’appelant
Ce que vous payezUn forfait fixe dès 49 € par mois en facturation annuelle, HT, minutes inclusesAbonnement mensuel, souvent plus des frais à l’appel ou à la minuteGénéralement compris dans votre abonnement téléphonique ; le vrai coût, ce sont les appelants qui abandonnent

Comparaison par catégorie uniquement ; elle ne décrit aucune entreprise en particulier. Les secrétariats externalisés varient selon le prestataire. Les prix Voxiora s’entendent HT.

Hôtellerie-restauration : les questions qui reviennent

Peut-elle réserver dans notre système de réservation ?

Voxiora réserve directement dans Google Calendar. Les autres systèmes de réservation se connectent via Zapier, Make, n8n ou l’API REST ; sans connexion, les demandes arrivent à votre équipe sous forme de messages.

Comment gère-t-elle les allergies ?

Elle répond uniquement à partir des informations sur les allergènes que vous fournissez et ajoute toute allergie à la note de réservation. Si elle ne peut pas confirmer quelque chose, elle le dit et transmet la question à votre équipe.

Les clients peuvent-ils lui parler dans leur langue ?

Oui. Elle gère les appels en français, anglais, polonais, allemand, espagnol, italien, portugais et néerlandais, et change de langue quand le client le fait, même au milieu de l’appel.

Peut-elle prendre un acompte pour un grand groupe ?

À partir du forfait Business, Voxiora peut envoyer par SMS un lien de paiement sécurisé pendant l’appel (Stripe Connect) : l’acompte est réglé avant que le client ne raccroche.

Convient-elle aussi aux demandes d’hôtel ?

Oui. Elle répond aux questions sur les chambres, les équipements et les horaires d’arrivée à partir de vos informations, et transmet les demandes de chambre à la réception, ou réserve dans un système connecté via Zapier, Make, n8n ou l’API.

Autres secteurs

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