Jak wygląda telefon w recepcji w zwykły dzień tygodnia
Telefon w gabinecie rzadko dzwoni równomiernie. Najwięcej połączeń przychodzi tuż po otwarciu, potem po przerwie obiadowej i jeszcze raz przed zamknięciem — a każdy taki szczyt zbiega się z pacjentami, którzy właśnie stają przy ladzie. Większość rozmów jest krótka i praktyczna: czy mogę przyjść wcześniej, czy da się przełożyć na czwartek, czy potrzebuję skierowania, gdzie zaparkować. Łatwo na nie odpowiedzieć, ale każda odciąga recepcję od osoby, która stoi naprzeciwko. Voxiora odbiera takie telefony od razu, spokojnym głosem, a Twój zespół może zająć się pacjentami, którzy już są na miejscu.
Asystent działa wyłącznie na podstawie tego, co przekaże mu Twoja placówka: zabiegów i czasu ich trwania, tego, który lekarz co wykonuje, godzin otwarcia, cen, które chcesz podawać, oraz sposobu postępowania w pilnych przypadkach. Nie interpretuje objawów i nie wydaje opinii medycznych. Gdy rozmowa wymaga oceny klinicznej, przełącza dzwoniącego do personelu z jednozdaniową notatką albo zapisuje szczegółową prośbę o oddzwonienie — nic nie jest zgadywane i nic nie ginie.
Sześć telefonów, które gabinet słyszy co tydzień
Dzwoniący
„Czy macie coś wcześniej niż moja wizyta w przyszłym miesiącu?”
Voxiora
Przeszukuje Google Calendar lekarza pod kątem wolnego czasu pasującego do długości zabiegu, proponuje najwcześniejsze opcje i przenosi rezerwację, jeśli pacjent się zgodzi.
Dzwoniący
„Chciałbym zapisać się jako nowy pacjent.”
Voxiora
Zbiera dane, o które prosisz przy rejestracji, rezerwuje pierwszą wizytę o właściwej długości i mówi pacjentowi, co zabrać — dokładnie według Twoich wskazówek.
Dzwoniący
„Czy potrzebuję skierowania i czy to jest refundowane?”
Voxiora
Odpowiada na podstawie Twoich informacji o skierowaniach, cenach i ubezpieczycielach. Jeśli zakres ubezpieczenia trzeba sprawdzić, mówi o tym wprost i zostawia notatkę dla recepcji.
Dzwoniący
„Syn ukruszył sobie ząb na treningu piłki nożnej.”
Voxiora
Zadaje Twoje pytania o pilność i jeśli przypadek spełnia kryteria, proponuje pierwszy wolny termin dla pilnych przypadków albo od razu przełącza rozmowę do personelu z krótkim podsumowaniem.
Dzwoniący
„Czy mogę porozmawiać z pielęgniarką o mojej recepcie?”
Voxiora
Nie rozmawia o leczeniu. Przełącza rozmowę zgodnie z Twoimi zasadami albo zapisuje w skrzynce zadań prośbę o oddzwonienie z imieniem i nazwiskiem pacjenta, numerem i tematem.
Dzwoniący
„Do której jesteście otwarci w piątki? Czy jest wejście bez schodów?”
Voxiora
Odpowiada na podstawie Twojej strony i dodanych faktów — w języku dzwoniącego, jeśli woli nie rozmawiać po polsku.