Come il telefono lavora contro uno studio legale
Il lavoro legale richiede tempo senza interruzioni: incontri con i clienti, udienze, redazione di atti e telefonate che non si possono chiudere in fretta. Le nuove richieste non rispettano questa agenda. Arrivano durante una riunione o nel tardo pomeriggio, spesso da qualcuno che ha appena ricevuto una lettera e vuole sapere chi può aiutarlo prima che scada un termine. Se nessuno risponde, quella persona continua a chiamare finché un altro studio non risponde. Allo stesso tempo, i soci non vogliono perdere la concentrazione per richieste che lo studio declinerebbe comunque.
Voxiora risponde nello stile che imposti, dal saluto al modo in cui si rivolge a chi chiama. Pone le tue domande di accoglienza, annota la materia, il ruolo di chi chiama e le date rilevanti, e fissa una prima consulenza con un avvocato che opera in quel campo. Ha l’istruzione di non esprimere mai pareri legali. I clienti già seguiti vengono passati alla persona giusta, oppure lasciano un messaggio dettagliato quando quella persona non è disponibile.
Le chiamate tipiche a uno studio e come risponde Voxiora
Chi chiama
«Ho ricevuto una diffida. Cosa devo fare?»
Voxiora
Non dà consigli. Annota la questione, la data della lettera e l’eventuale termine, poi propone la prima consulenza disponibile con un avvocato di quella materia.
Chi chiama
«Vi occupate di successioni?»
Voxiora
Controlla le materie che hai elencato. Se le successioni ci sono, fissa una consulenza; altrimenti lo dice con garbo, così la persona può rivolgersi altrove.
Chi chiama
«Quanto costa un primo incontro?»
Voxiora
Spiega onorari e condizioni che rendi pubblici. Dal piano Business può inviare un link di pagamento per una consulenza a pagamento prima che la chiamata finisca.
Chi chiama
«Vorrei un aggiornamento dall’avv. Rinaldi sulla mia pratica.»
Voxiora
Passa la chiamata secondo le tue regole, oppure prende un messaggio con nome del cliente, riferimento della pratica e orario migliore per essere richiamato.
Chi chiama
«Quali documenti vi servono da me?»
Voxiora
Legge l’elenco che hai impostato per quel tipo di pratica e lo include nell’SMS di conferma.
Chi chiama
«Ho l’udienza giovedì e non riesco a parlare con nessuno.»
Voxiora
Tratta la chiamata come urgente, la trasferisce secondo le tue regole o fissa il primo spazio libero e, dal piano Pro, invia un avviso al tuo team.