Il telefono della reception in un normale giorno feriale
In uno studio il telefono non squilla mai in modo regolare. Ha un picco all’apertura, un altro dopo pranzo e un altro ancora prima della chiusura, e ogni picco coincide con l’arrivo dei pazienti al banco. Quasi tutte queste chiamate sono brevi e pratiche: posso venire prima, posso spostarmi a giovedì, mi serve l’impegnativa, dove parcheggio. Sono facili da gestire, eppure ognuna allontana la segretaria dalla persona che ha davanti. Voxiora risponde subito a queste chiamate, con voce calma, così il tuo team può occuparsi dei pazienti già in sala d’attesa.
L’assistente lavora rigorosamente con ciò che lo studio gli comunica: prestazioni e relativa durata, quale professionista offre cosa, orari di apertura, le tariffe che vuoi rendere note e come gestire i casi urgenti. Non interpreta sintomi e non esprime pareri medici. Quando una chiamata richiede una valutazione clinica, passa la persona al personale con una nota di una riga oppure registra una richiesta di richiamata dettagliata: niente viene indovinato e niente va perso.
Sei chiamate che uno studio riceve ogni settimana
Chi chiama
«Avete qualcosa prima del mio appuntamento del mese prossimo?»
Voxiora
Cerca nel Google Calendar del professionista uno spazio libero adatto alla durata della prestazione, propone le opzioni più vicine e sposta l’appuntamento se il paziente accetta.
Chi chiama
«Vorrei diventare vostro paziente.»
Voxiora
Raccoglie i dati che chiedi alla prima registrazione, fissa una prima visita della durata giusta e dice al paziente cosa portare, esattamente come l’hai scritto tu.
Chi chiama
«Serve l’impegnativa? È coperto dall’assicurazione?»
Voxiora
Risponde con le tue informazioni su impegnative, tariffe e convenzioni. Se la copertura va verificata, lo dice chiaramente e lascia una nota per la reception.
Chi chiama
«Mio figlio si è appena scheggiato un dente giocando a calcio.»
Voxiora
Pone le tue domande sull’urgenza e, se il caso rientra nei tuoi criteri, propone il primo spazio per le urgenze o passa subito la chiamata al personale con un breve riepilogo.
Chi chiama
«Posso parlare con l’infermiera della mia ricetta?»
Voxiora
Non parla di terapie. Trasferisce la chiamata secondo le tue regole oppure registra nella tua casella attività una richiesta di richiamata con nome, numero e argomento.
Chi chiama
«A che ora chiudete il venerdì? C’è un accesso senza barriere?»
Voxiora
Risponde con il tuo sito e le informazioni che hai aggiunto, nella lingua di chi chiama se preferisce non parlare italiano.