Cómo es el teléfono de recepción un día cualquiera
El teléfono de una consulta casi nunca suena de forma regular. Se dispara al abrir, otra vez después de comer y de nuevo antes de cerrar, y cada pico coincide con pacientes llegando al mostrador. La mayoría de esas llamadas son cortas y prácticas: ¿puedo ir antes?, ¿lo paso al jueves?, ¿necesito volante?, ¿dónde aparco? Son fáciles de contestar, pero cada una aparta a la recepcionista de la persona que tiene delante. Voxiora atiende esas llamadas al momento, con voz tranquila, para que tu equipo se ocupe de los pacientes que ya están en la clínica.
El asistente trabaja estrictamente con lo que tu consulta le cuenta: tratamientos y su duración, qué profesional ofrece cada uno, horario, las tarifas que quieras compartir y cómo deben gestionarse los casos urgentes. No interpreta síntomas ni da opiniones médicas. Cuando una llamada requiere criterio clínico, la pasa al personal con una nota de una línea o registra una petición detallada de devolución de llamada, de modo que no se adivina nada y no se pierde nada.
Seis llamadas que recibe una consulta cada semana
Quien llama
«¿Tienen algo antes de mi cita del mes que viene?»
Voxiora
Busca en el Google Calendar del profesional un hueco que se ajuste a la duración del tratamiento, ofrece las primeras opciones y mueve la cita si el paciente acepta.
Quien llama
«Quiero darme de alta como paciente nuevo.»
Voxiora
Recoge los datos que pides en el alta, reserva una primera visita de la duración adecuada y le dice al paciente qué debe traer, tal como lo has escrito.
Quien llama
«¿Necesito volante? ¿Lo cubre mi mutua?»
Voxiora
Responde con tu información sobre volantes, tarifas y aseguradoras. Si hay que comprobar la cobertura, lo dice con claridad y deja una nota para recepción.
Quien llama
«Mi hijo se acaba de romper un diente jugando al fútbol.»
Voxiora
Hace tus preguntas de urgencia y, si el caso cumple tus criterios, ofrece el primer hueco de urgencias o pasa la llamada directamente al personal con un breve resumen.
Quien llama
«¿Puedo hablar con la enfermera sobre mi receta?»
Voxiora
No habla del tratamiento. Transfiere la llamada según tus reglas o registra en tu bandeja de tareas una petición de devolución de llamada con el nombre, el teléfono y el motivo.
Quien llama
«¿A qué hora cierran los viernes? ¿Hay acceso sin escalones?»
Voxiora
Responde con tu web y los datos que has añadido, en el idioma de quien llama si prefiere no hablar en español.